כמה שתשלח ותקבל יותר דואר אלקטרוני, כך תיבת הדואר שלך ב- Outlook תגדל. תיבות דואר גדולות יכולות אורך זמן רב יותר כדי לפתוח ולחפש, וספקי דואר אלקטרוני רבים, Microsoft 365, להגביל את הגודל המרבי של תיבת הדואר שלך. אם אתה מקבל הודעה המציצמת את גודל תיבת הדואר שלך, מחיקת הודעות ותיקיות עשויה לעזור, אך אם אתה מאחסן את המידע שלך בקובץ נתונים של Outlook ( .pst) או בקובץ נתונים לא מקוון של Outlook ( .ost), ייתכן שקובץ נתונים זה לא יצטמצם באופן אוטומטי.
הערה: אם אתה משתמש בחשבון POP, כל פרטי חשבון הדואר האלקטרוני שלך, כולל התיקיות, הודעות הדואר האלקטרוני, אנשי הקשר, לוח השנה ומידע המשימה שלך מאוחסנים בקובץ נתונים של Outlook ( .pst). אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365, Exchange , IMAP או חשבון Outlook.com, עותק של תיבת הדואר שלך מאוחסן בקובץ נתונים לא מקוון של Outlook ( .ost).
כדי להקטין את קובץ הנתונים של Outlook ( .pst) או קובץ נתונים לא מקוון של Outlook ( .ost), באפשרותך לדחוס את קובץ הנתונים באופן ידני. בחר את גירסת Outlook שלך להלן כדי לראות הוראות להקטנת הגודל של קובץ .pst או .ost
הקטנת גודל תיבת הדואר שלך
קיימות כמה דרכים להקטין את גודל תיבת הדואר שלך.
באפשרותך להשתמש בכלי ניקוי תיבת הדואר כדי להציג את הגודל של תיבת הדואר שלך ותיקיות בודדות. כלי זה יכול גם לעזור לך לחפש הודעות ישנות או גדולות מאוד שייתכן שתרצה למחוק או להעביר לקובץ נתונים של Outlook ( .pst).
לעתים קרובות, הגורם לתיבת דואר גדולה היא תיקיה גדולה של פריטים שנמחקו. הכלי מספק לחצן כדי להציג את הגודל של התיקיה 'פריטים שנמחקו' ולרוקן את התיקיה 'פריטים שנמחקו'.
מדי פעם, Outlook יאחסן פריטים מתנגשים בתיקיה הנקראת התנגשויות. התנגשויות מתרחשות כאשר עותק של פריט המאוחסן בשרת הדואר האלקטרוני שלך אינו מסונכרן עם עותק של פריט המאוחסן במחשב המקומי שלך. הכלי ניקוי תיבת דואר יכול למחוק התנגשויות אלה בשבילך.
הפעלת כלי ניקוי תיבת הדואר
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על כלים > ניקוי תיבת הדואר.
-
בחר הצג גודל תיבת דואר, חפש פריטים שגודלם עולה על , הצג גודל פריטים שנמחקו ,רוקן את התיקיה פריטים שנמחקו, הצג גודל התנגשויותאו התנגשויות ריקות כדי לבצע את המשימה הרצויה.
שימוש ב'ניקוי שיחות' כדי להסיר הודעות מיותרות
בהליך משנה ארוך של דואר אלקטרוני, לעתים קרובות ישנן הודעות רבות המכילות את כל המידע הזהה לזה של הודעות קודמות. ניקוי שיחות יכול להסיר הודעות מיותרות אלה באופן אוטומטי. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש ב'ניקוי שיחות' כדי למחוק הודעות מיותרות.
חיפוש הודעות גדולות
באפשרותך לחפש את כל ההודעות שגודלן עולה על גודל ספציפי מתיבת החיפוש של Outlook. לחץ בתיבת החיפוש והקלד: messagesize:>5 mb. פעולה זו תמצא את כל ההודעות שגודלן עולה על 5 MB. באפשרותך למחוק חלק מהודעות אלה או את כולם או להעביר אותן לקובץ נתונים אחר של Outlook ( .pst). לקבלת מידע נוסף אודות העברת פריטים, ראה העברה או העתקה של הודעה בין תיקיות.
הקטנת קובץ נתונים של Outlook ( .pst) או קובץ נתונים לא מקוון של Outlook ( .ost)
אם אתה מוחק פריטים מקובץ נתונים של Outlook ( .pst) או מקובץ נתונים לא מקוון של Outlook ( .ost), Outlook דוחס באופן אוטומטי את הקובץ ברקע במהלך זמן לא פעיל, כאשר אינך משתמש במחשב שלך, אך Outlook עדיין פועל.
הערה:Outlook דוחס את הקובץ רק אם יש יותר מ- 20% של 'רווח לבן' (שטח לא נמצא בו) בקובץ.
באפשרותך גם להשתמש בשלבים הבאים כדי להתחיל את התהליך הדחוס באופן ידני באופן מיידי, אשר עשוי להימשך כמה דקות.
-
מחק את הפריטים שברצונך לשמור ורוקן את התיקיה פריטים שנמחקו.
-
לחץ על > הגדרות חשבון > הגדרות חשבון.
-
בכרטיסיה קבצי נתונים, לחץ על קובץ הנתונים שברצונך לדחוס ולאחר מכן לחץ על הגדרות.
הערה: אם אתה משתמש בחשבון דואר Outlook.com Exchange או חשבון דואר אלקטרוני, עליך ללחוץ בנוסף על הכרטיסיה מתקדם > הגדרות קובץ הנתונים של Outlook. -
בתיבת הדו-שיח קובץ נתונים של Outlook, לחץ על דחוס כעת ולאחר מכן לחץ על אישור.
הערה: אינך צריך לצאת מ- Outlook לאחר דחיסת קובץ נתונים של Outlook.
ניהול גודל תיבת הדואר שלך
הכלי ניקוי תיבת דואר משמש כדי להציג את הגודל של תיבת הדואר והתיקיות הבודדות שלך. באפשרותך גם לאחסן פריטים ישנים בארכיון בארכיון קובץ נתונים של Outlook (.pst) ולרוקן את התיקיה 'פריטים שנמחקו'.
-
לחץ על קובץ.
-
לחץ על כלים > ניקוי תיבת הדואר.
-
בחר הצג גודל תיבת דואר, חפש פריטים שגודלם עולה על , הצג גודל פריטים שנמחקו ,רוקן את התיקיה פריטים שנמחקו, הצג גודל התנגשויותאו התנגשויות ריקות כדי לבצע את המשימה הרצויה.
הקטנת קובץ נתונים של Outlook ( .pst)
אם אתה מוחק פריטים מקובץ נתונים של Outlook ( .pst), הקובץ נדחס באופן אוטומטי ברקע כאשר אינך משתמש במחשב שלך ו- Outlook פועל. באפשרותך גם להפעיל באופן ידני את הפקודה הדחוסה באופן מיידי. דחיסה של קובץ נתונים של Outlook ( .pst) עשויה להימשך כמה דקות.
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על הגדרות חשבון ולאחר מכן לחץ על הגדרות חשבון.
-
בכרטיסיה קבצי נתונים, לחץ על קובץ הנתונים שברצונך לדחוס ולאחר מכן לחץ על הגדרות.
-
לחץ על דחוס כעת.
הערה: אינך צריך לצאת מ- Outlook לאחר דחיסת קובץ נתונים של Outlook ( .pst).
ניהול גודל תיבת הדואר שלך
באפשרותך להשתמש בכלי ניקוי תיבת הדואר, המאפשר לך להציג את גודל תיבת הדואר והתיקיות הבודדות שלך. באפשרותך גם לאחסן פריטים ישנים בארכיון בקובץ תיקיות אישיות ( .pst) ולרוקן את התיקיה 'פריטים שנמחקו'.
-
בתפריט כלים, לחץ על ניקוי תיבת דואר.
-
בחר הצג גודל תיבת דואר, חפש פריטים שגודלם עולה על , הצג גודל פריטים שנמחקו ,רוקן את התיקיה פריטים שנמחקו, הצג גודל התנגשויותאו התנגשויות ריקות כדי לבצע את המשימה הרצויה.
הקטנת קובץ תיקיות אישיות ( .pst)
אם אתה מוחק פריטים מקובץ תיקיות אישיות ( .pst), הקובץ נדחס באופן אוטומטי ברקע כאשר אינך משתמש במחשב שלך ו- Outlook פועל. אם ברצונך להקטין באופן מיידי את גודל הקובץ, באפשרותך לכפות דחיסה. ההליך לדחיסה של קובץ הנתונים עשוי להימשך כמה דקות.
-
בתפריט קובץ, לחץ על ניהול קבצי נתונים.
-
לחץ על קובץ הנתונים שברצונך לדחוס ולאחר מכן לחץ על הגדרות.
-
לחץ על דחוס כעת.
הערה: אין צורך לצאת מ- Outlook לאחר דחיסת קובץ .pst.
הקטנת קובץ התיקיות הלא מקוונות ( .ost)
הקטנת קובץ התיקיות הלא מקוונות ( .ost) עשויה לשפר את הביצועים אם מחקת כמות גדולה של פריטים. הליך זה אינו מוחק פריטים שנשמרו בשרת.
-
מחק את הפריטים שברצונך לשמור ולאחר מכן רוקן את התיקיה פריטים שנמחקו.
-
בתפריט כלים, לחץ על הגדרות חשבון.
-
ברשימה, בחר Microsoft Exchange Server ולאחרמכן לחץ על שנה.
-
לחץ על הגדרות נוספות.
-
לחץ על הכרטיסיה מתקדם ולאחר מכן לחץ על הגדרות קובץ תיקיות לא מקוונות.
-
לחץ על דחוס כעת.
הערה: אינך צריך לצאת מ- Outlook לאחר דחיסת קובץ .ost.
